Kommunikations- / Organisationskauffrau/-mann

50667 Köln
12.06.2018

Daten dieser Anzeige

Job-ID: 007963110
Kommunikations- / Organisationskauffrau/-mann

DLR Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.

Germany

https://www.dlr.de/dlr/jobs/desktopdefault.aspx/tabid-10596/1003_read-28208/

Seminarmanagement: Organisatorisch-administrative Umsetzung des DLR-Personalentwicklungsprogramms Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Seminare/Trainings nach Vorgabe von Standardprozessen und Arbeitsroutinen, wie z. B. Anmeldemanagement, Termin- und Raummanagement, Werbeaktionen, Einladung der Teilnehmenden, Bestell- und Beschaffungsabwicklung, Erstellung von Teilnahmebescheinigungen, Evaluation aller Veranstaltungen sowie statistische Auswertung Kostenkalkulation und laufende Kostenkontrolle sowie Rechnungsprüfung Beratung der Teilnehmenden in organisatorischen Fragen per Email und/oder Telefon Koordination verschiedener interner wie externer Partner, Lieferanten und Referenten Vorbereitung von und Protokollführung bei Sitzungen unterstützende Mitarbeit durch Recherchetätigkeiten Aktualisierung des Intranet-Auftritts des Programms und Vorbereitung der Programmveröffentlichung im Intranet nach Bedarf Unterstützung der Personalentwicklerin bei logistisch-organisatorischen Aufgaben

Das DLR: Starten Sie Ihre Mission beim DLR Das DLR ist das Forschungszentrum für Luft- und Raumfahrt sowie die Raumfahrtagentur der Bundesrepublik Deutschland. Rund 8.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter forschen gemeinsam an einer einzigartigen Vielfalt von Themen in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie, Verkehr, Sicherheit und Digitalisierung. Ihre Missionen reichen von der Grundlagenforschung bis hin zur Entwicklung von innovativen Anwendungen und Produkten von morgen. Spitzenforschung braucht auf allen Ebenen exzellente Köpfe - insbesondere noch mehr weibliche - die Ihre Potenziale in einem inspirierenden Umfeld voll entfalten. Starten Sie Ihre Mission bei uns. Für unsere Organisationseinheit Personal- und Organisationsentwicklung in Köln suchen wir eine/n Kommunikations- oder Organisationskauffrau/mann o.ä. Seminarmanagement: Organisatorisch-administrative Umsetzung des DLR-Personalentwicklungsprogramms Ihre Mission: Die Personal- und Organisationsentwicklung des DLR unterstützt Mitarbeitende und Führungskräfte bei der Entwicklung ihrer beruflichen und persönlichen Kompetenzen durch verschiedene Seminar- und Trainingsangebote, spezielle Förderprogramme und individuelle Maßnahmen. Sie stellen durch Ihre Tätigkeit die organisatorisch-logistische Abwicklung des Trainingsprogramms für das standortübergreifende Personalentwicklungsprogramm des DLR sicher und führen alle nötigen administrativen Schritte von der Vorbereitung bis zur abschließenden Evaluation durch. Gemeinsam mit der verantwortlichen Personalentwicklerin bilden Sie ein Team und unterstützen diese nach Bedarf bei der Organisation des Personalentwicklungsprogramms sowie individueller Maßnahmen und Teamworkshops. Regelmäßig arbeiten Sie mit den Sachbearbeiterinnen verschiedener DLR-Standorte zusammen. Sie bilden die direkte Schnittstelle zu diversen internen und externen Dienstleistern. Insbesondere übernehmen Sie folgende Aufgaben: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Seminare/Trainings nach Vorgabe von Standardprozessen und Arbeitsroutinen, wie z. B. Anmeldemanagement, Termin- und Raummanagement, Werbeaktionen, Einladung der Teilnehmenden, Bestell- und Beschaffungsabwicklung, Erstellung von Teilnahmebescheinigungen, Evaluation aller Veranstaltungen sowie statistische Auswertung Kostenkalkulation und laufende Kostenkontrolle sowie Rechnungsprüfung Beratung der Teilnehmenden in organisatorischen Fragen per Email und/oder Telefon Koordination verschiedener interner wie externer Partner, Lieferanten und Referenten Vorbereitung von und Protokollführung bei Sitzungen unterstützende Mitarbeit durch Recherchetätigkeiten Aktualisierung des Intranet-Auftritts des Programms und Vorbereitung der Programmveröffentlichung im Intranet nach Bedarf Unterstützung der Personalentwicklerin bei logistisch-organisatorischen Aufgaben Wir unterstützen Sie bei der Bewältigung der neuen Aufgaben durch eine gezielte Einarbeitung, erfahrene Kolleginnen sowie durch Fortbildungsmaßnahmen. Ihre Qualifikation: abgeschlossene Ausbildung als Kommunikations- oder Organisationskauffrau/ -mann, Bürokaufleute, Kaufmann/ -frau für Büromanagement sehr gute PC-Kenntnisse und sehr sicherer Umgang mit MS-Office sowie hohe Affinität zu Internetanwendungen (Sharepoint und Applikationen) Grundkenntnisse in SAP Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Veranstaltungs- und Seminarmanagements sehr gute Zeit- und Selbstmanagementkompetenz sowie Belastbarkeit ausgeprägte Kommunikationskompetenz sowie Teamfähigkeit und Selbständigkeit gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift vorteilhaft ist eine langjährige Berufserfahrung, bevorzugt in Tätigkeiten des Veranstaltungsmanagements idealerweise bringen Sie auch Erfahrungen mit einem Qualitätsmanagementsystem sowie Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements bzw. der -assistenz mit Ihr Start: Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Frauen und Männern sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bevorzugen wir bei fachlicher Eignung. Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Frau Karin Fischer telefonisch unter +49 2203 601-2678. Weitere Informationen zu dieser Position mit der Kennziffer 21540 sowie zum Bewerbungsweg finden Sie unter www.DLR.de/dlr/jobs/#28208.

Sekretariat/ Assistenz/ Sachbearbeitung

Öffentlicher Dienst

Luft-/ Raumfahrt

Öffentlicher Dienst, Verwaltung, Verbände, Vereine

Angestellter/ Fachkraft

Einstiegsposition (keine Berufserfahrung)

Vollzeit

Befristet

50667 Köln