Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Ihre neue Position führt Sie an die Seite unserer Geschäftsführung, wo Sie einen wichtigen Beitrag in der Organisation unseres Tagesgeschäfts sowie in der internen und externen Kommunikation leisten. Dabei übernehmen Sie die ein- und ausgehende Korrespondenz (Post, E-Mail und Telefon) Sie helfen uns, den Überblick zu behalten, indem Sie den Terminkalender der Geschäftsführung führen, Kontaktdaten in Outlook pflegen, Termine organisieren bzw. koordinieren und die Wiedervorlage wichtiger Dokumente und Unterlagen verwalten. Darüber hinaus organisieren Sie informative Veranstaltungen und (Sponsoring-)Events, wobei Sie bei der Terminfindung und Tagungsplanung unterstützen, Hotelkapazitäten buchen, den Einladungsprozess steuern und sich mit Referenten und Verbänden abstimmen. In diesem Rahmen bereiten Sie Sitzungen effektiv vor und nach, führen Protokolle und erstellen, überarbeiten und verteilen wichtige Dokumente, Präsentationen sowie Give-aways. Auch im Reisemanagement zählen wir auf Ihre Fähigkeiten: Hier buchen Sie nicht nur Unterkünfte und Verkehrsmittel, sondern übernehmen auch die Reisekosten- und Kreditkartenabrechnung für die Geschäftsführung. Nicht zuletzt gewährleisten Sie professionelle und reibungslose Prozesse an unserem Empfang, indem Sie Dienst- und Urlaubspläne für unser Empfangspersonal erstellen, als erste Anlaufstelle bei Rückfragen zur Verfügung stehen und bei Engpässen selbst mit anpacken.