Institut für medizinische und
pharmazeutische Prüfungsfragen

– Rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts –

Das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen (IMPP) verantwortet inhaltlich in enger Kooperation mit Expertengremien wichtige Teile der bundesweiten Staats­prüfungen der Studiengänge Medizin, Pharmazie sowie der psychotherapeutischen Ausbildung, in naher Zukunft auch der Zahnmedizin. Neue Prüfungsformate werden erprobt. Das Spektrum von bisher vorwiegend schriftlichen Staatsprüfungen ist um Parcours­prüfungen erweitert worden. Durch seine weitreichenden Aufgaben trägt das IMPP als zentrale Einrichtung aller Bundesländer mit Sitz in Mainz erheblich zur Qualitätssicherung der Ausbildungen und zur hochwertigen Gesundheits­versorgung unserer Bevölkerung bei. Nähere Informationen finden Sie unter www.impp.de.

Der Fachbereich Zentrale Dienste sucht ab sofort einen

Verwaltungsangestellten (m/w/d)
Digitales, Prozesse und Projekte

Ihre Aufgaben:

  • Begleitung der Digitalisierung der Verwaltungs­prozesse (Mitwirkung an der strategischen Ausrichtung und Fortent­wicklung), v. a. Betreuung der eAkte:
    • Unterstützung der Projektleitung, in Vergabe­prozessen sowie Begleitung der Einführung
    • Strukturierung von Prozessen und deren Übertragung in die eAkte (inkl. Funktionstests / Qualitäts­sicherung, Identifikation von Schnitt­stellen zu bestehenden Fachverfahren), fachliche Administration sowie Konfiguration
    • Aufseiten der Verwaltung Ansprechpartner (m/w/d) für die Organisation und Betreuung der eAkte (z. B. für Anwendungs­anfragen, Workflow­gestaltung / -anpassungen) sowie Zusammenarbeit mit den IT-Verant­wortlichen (z. B. Störungsmeldungen und Service­anfragen, Konfiguration der Anwendung)
    • Erstellung von Maßnahmen zur Evaluation und Weiterent­wicklung der eAkte
  • Administration und Weiterentwicklung der HR-Management­anwendung (rexx)
  • Unterstützung bei Organisationsentwicklungs­prozessen, hier v. a. Analyse, Optimierung und Konzeption von Prozessen und Strukturen
  • Verwaltung und Weiterentwicklung des Aktenplans
  • Unterstützung bei der Erstellung von Dokumentationen, Handbüchern und Handlungs­anleitungen sowie bei der Konzeption und Durch­führung von Schulungen, Work­shops u. Ä. auf dem beschriebenen Aufgabenfeld
  • Unterstützung bei Aufbau, Weiterentwicklung und Anwendung von Projekt­management­methoden und ‑instrumenten
  • Unterstützung in diversen administrativen Bereichen (insbe­sondere im Vertretungs­fall)

Ihre Qualifikationen:

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium (FH-Diplom, Bachelor oder vergleich­bar) der Verwaltungs­wissen­schaft, Betriebswirtschaftslehre / Wirtschafts­wissenschaften, Organisations­management bzw. ‑ent­wicklung, Informatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder eine abgeschlossene aufgabenrelevante Aus­bildung mit mehrjähriger Berufs­erfahrung und nachgewiesenen Fähig­keiten und Kenntnissen
  • Erfahrung im beschriebenen Aufgabenfeld (v. a. Verwaltungsdigitalisierung / Digitalisierung von Schriftgut, eAkte / Dokumenten­management­systeme, Prozessmanagement) und / oder im öffentlichen Dienst sind von Vorteil
  • Erfahrung und Kenntnisse im Projekt­management, idealerweise bei Organisations- und / oder IT-Projekten
  • Affinität im Umgang mit digitalen Medien bzw. Anwendungen
  • Sicherer Ausdruck in Wort und Schrift (Deutsch C2)
  • Ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
  • Proaktives Handeln und Motivation
  • Strukturierte und zielorientierte Arbeits­weise, Entwicklungs- und Lern­bereitschaft

Was wir Ihnen bieten:

  • Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem engagierten inter­professionellen Team
  • Hohe Arbeitsplatzsicherheit bei einem Arbeitgeber im öffentlichen Dienst
  • Umfangreiche, bedarfsorientierte und individuelle Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten
  • Eine attraktive Altersabsicherung im Rahmen des öffentlichen Dienstes
  • Einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage in Mainz mit guter Erreichbarkeit durch öffent­liche Verkehrs­mittel
  • Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket
  • Möglichkeit zur Nutzung des Restaurants der DB Cargo

Die Stelle kann in Voll- bzw. Teilzeit besetzt werden. Sofern Sie eine Teilzeittätigkeit anstreben, teilen Sie uns bitte mit, zu welchem Anteil einer Vollzeit­stelle Sie arbeiten möchten.

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis auf der Grundlage des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), entsprechend der persönlichen Quali­fikation und der damit verbundenen Tätigkeiten bis Entgeltgruppe 9b.

Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen aller Altersgruppen, Geschlechts, ethnischen Hintergrund, Religion/Weltan­schauung, sexueller Identität und Behinderung. Menschen mit Schwer­behinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.

Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste, Herr Dr. Dirk Traiser unter der Telefon­nummer 06131/2813-310. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an unsere Personal­stelle unter der Telefonnummer 06131/2813-555.

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) über unser Bewerbungsportal unter Angabe der Kennziffer 22/24 bis zum 05.01.2025. Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert.

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Der Direktor des IMPP
Prof. Dr. med. Jan C. Becker, MME (Bern)
Rheinstraße 4 F
55116 Mainz