Assistenz der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb Erledigung aller allgemeinen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben Sichtung und Verteilung des Abteilungsposteingangs (auch elektronisch), Erledigung des Postausgangs Führung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, Überwachung der rechtzeitigen Vorlagen von relevanten Unterlagen sowie der Zusammenstellung in Mappen oder digital Koordination von Terminen für die gesamte Abteilung sowie zentrale Annahme von Telefongesprächen, Vermittlung, Klärung von Sachverhalten Organisation, Protokollierung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstbesprechungen Erstellen von Gremienvorlagen im System, Pressemitteilungen und Anliegerinformationen Erledigung von Schriftverkehr Führen des Gewährleistungsbuchs und Überwachen der Wiedervorlage Fertigen von Haftpflichtschadensanzeigen Koordination von Anfragen und Anträgen, Überwachung von Wiedervorlage Aufstellen/Bearbeiten von visuellen Folien / Präsentationen Aufstellen/Bearbeiten von Tabellenkalkulationen