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Mitarbeiter/-in (m/w/d) für das Direktionssekretariat
Stuttgart
Aktualität: 02.07.2024
Anzeigeninhalt:
02.07.2024, Landesmedienzentrum Baden-Württemberg
Stuttgart
Mitarbeiter/-in (m/w/d) für das Direktionssekretariat
Ihre Aufgaben:
Du bist eine zentrale Ansprechperson für Direktionsangelegenheiten und externe Anfragen.
Du koordinierst Termine der Direktion, betreust das zentrale E-Mail-Postfach sowie telefonische Anfragen im Rahmen der LMZ-Hotline.
Du unterstützt die Direktion in Sachen Korrespondenz mit anderen Behörden und Kooperationspartnern sowie bei Schreib- und Rechercheaufgaben.
Du bearbeitest Angelegenheiten des Verwaltungsrates sowie von internen Besprechungen und übernimmst die Protokollführung.
Du pflegst die Eingangs- und Ausgangspost und übernimmst Versandaktionen.
Mitarbeit im Veranstaltungsmanagement: Du organisierst Besprechungen, Meetings und Veranstaltungen und sorgst für das notwendige Catering.
Mitwirkung in Sachen Dienstreisen: Durch Deine Mitarbeit sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf bei einer Dienstreiseplanung.
Du bist Ansprechperson für Besucher/-innen, Bewerber/-innen und weitere Personenkreise.
Du bist für die Betreuung des Dokumentenmanagements (DMS) zuständig.
Eine Anpassung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Das bringen Sie mit:
Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
Fähigkeit zur eigen- und selbstständigen Arbeit
Erweiterte Kenntnisse in MS Office 365, insbesondere MS Teams und ein sicherer Umgang mit gängigen Internet-Anwendungen
Sehr gute Rhetorik und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Ein freundliches und sicheres Auftreten sowie eine ausgeprägte Teamfähigkeit
Eine hohe Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion gehören zu Deinen Stärken
Berufsfeld
Standorte