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20.11.2024
Hessischer Rundfunk Anstalt des öffentlichen Rechts
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Assistent*in
Frankfurt am Main
Aktualität: 20.11.2024
Anzeigeninhalt:
20.11.2024, Hessischer Rundfunk Anstalt des öffentlichen Rechts
Frankfurt am Main
Assistent*in
Aufgaben:
Zur administrativen und organisatorischen Unterstützung des Ressorts Programmerstellung suchen wir ab sofort und befristet für 1 Jahr zur Elternzeitvertretung Verstärkung in der Assistenz. Sie sind die kompetente und kommunikative Anlaufstelle intern wie extern und sorgen für optimale Rahmenbedingungen, damit die Kolleginnen und Kollegen ihre Kernaufgaben wahrnehmen können. Das Aufgabengebiet umfasst die Erledigung aller Assistenzaufgaben im Büro der Ressortleitung und im Zusammenspiel mit den angrenzenden Assistenzen der Medienproduktion. Sie wirken maßgeblich an der Koordination der Arbeitsabläufe mit und reagieren auf aktuelle Anfragen.
Terminkoordination für die Ressortleitung und Teamleiter*innen
Eigenständige Überwachung von Terminen und Fristen
Eigenständige Dokumentenerstellung und -pflege
Protokollierung, Moderation, Vor- und Nachbereitungen von Meetings (z.B. Ressorttreffen, Teamtreffen)
Microsoft Teams Team Betreuung (Dateiablage, Plannerboard-Pflege, One Note-Erstellung) sowie Pflege der Ressource HFPSekretariat@hr.de
Honorar-, Bestell, und Rechnungsabwicklung in SAP
Organisation und Kommunikation der Fortbildungen des Ressorts
Antragsverwaltung für Aufträge und Bestellungen für Hard- und Software an die IT, den Einkauf und BMS
Projekt-Assistenz verschiedener Projekt- und Prozessgruppen im hr
Ggf. Reisemanagement und -abrechnung
Qualifikationen:
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung im Verwaltungsumfeld und Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Sehr gute Kenntnisse der Office 365 Systeme, insbesondere der Funktionen zur Kollaboration
Sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation (z.B. MS Teams) und den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie idealerweise ein SAP-Grundverständnis
Gutes Ausdrucksvermögen, sichere Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und in der Protokollführung
Erfahrungen bei der Zuarbeit in der Projektarbeit
Freundliches und sicheres Auftreten sowohl im telefonischen als auch im persönlichen Kontakt
Sorgfältiges und zuverlässiges Arbeiten
Sie arbeiten strukturiert und vorausschauend, sind in der Lage, Prioritäten zu setzen und können sehr gut koordinieren, organisieren und eigenverantwortlich arbeiten. Sie haben Freude daran, für einen sicheren Informationsfluss zu sorgen und arbeiten gerne in einem offenen, wertschätzenden und kollegialen Team zusammen. Dabei behalten Sie stets den Überblick über Ihre Vorgänge. Neben Flexibilität und Belastbarkeit bringen Sie Engagement und Diskretion mit.
Haben Sie Lust auf die eigenverantwortliche Umsetzung dieser Herausforderung? Sind Sie ein Organisationstalent und lassen sich so schnell nicht aus der Ruhe bringen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Onlineportal mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung bis zum 4. Dezember 2024 .
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