Mitarbeiter­­/­­-in Sekretariat Leben im Alter (m/w/d)

Sie sind erste Ansprechperson für Bürger/-innen sowie Fachpersonen, die die zentrale Telefonnummer des Bürgerservice Leben im Alter anrufen Zu Ihren Aufgaben zählen allgemeine Sekretariatsaufgaben wie z. B. die Abwicklung des Publikums-, Telefon- und Postverkehrs sowie Terminkoordination inkl. Kalenderführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie andere Koordinierungsaufgaben innerhalb des Sachgebiets Sie aktualisieren Informationsunterlagen für die verschiedenen Angebote unter dem Dach des Bürgerservice Leben im Alter, pflegen Datenbanken und Verzeichnisse Sie unterstützen die Leitungen in vielfältigen organisatorischen Prozessen und unterstützen den Informationsfluss der internen Kommunikation Die bereichsübergreifende Kommunikation und die Sicherung der fristgerechten Weiterleitung von Verwaltungsvorgängen gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben Im Vertretungsfall sichern Sie auch die telefonische Erreichbarkeit des Sekretariats der Abteilungsleitung Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.