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Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie

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Teamassistenz (w/m/d) / Sekretariat am Institut für Beschleuniger des HZB
Berlin
Aktualität: 22.01.2022

Anzeigeninhalt:

22.01.2022, Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH
Berlin
Teamassistenz (w/m/d) / Sekretariat am Institut für Beschleuniger des HZB
Eigenverantwortliche Abwicklung der administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage Begleitung und Koordination von Personalangelegenheiten, inklusive Onboarding- und Offboarding-Vorgängen, in einem internationalen Umfeld Korrespondenz auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, inklusive Übersetzung und Erstellung von Präsentationsfolien und sonstigen Druckmaterialien und Pflege der Webseiten des Instituts Qualitätskontrolle von Dokumenten, Bearbeitung der Post, Terminkoordination und Dienstreisemanagement Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Meetings und Workshops, Betreuung von Gästen des Instituts Pflege der Statistikdatenbanken zur Erfassung von Publikationen, Abschlussarbeiten, Vorträgen, Gästen und Kollaborationen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbarer Abschluss Verhandlungssichere deutsche und englische Sprachkenntnisse (mindestens B2-Niveau) Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich Selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeit Sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikationssoftware, wie MS Office (Word, Outlook, PowerPoint, Excel) Kenntnisse von Content-Management-Systemen und Erfahrung im Umgang mit SAP-gestützten Anwendungen für das Rechnungs- und Personalwesen sind vorteilhaft.

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