Teamassistenz im Vorstandsbüro (w/m/d)
Köln
Aktualität: 29.06.2022
29.06.2022, Universitätsklinikum Köln (AöR)
Köln
Teamassistenz im Vorstandsbüro (w/m/d)
Tagesbezogene Organisation der Büroabläufe gemeinsam mit dem Vorstandsbüro: Bearbeitung von Post, Schriftverkehr und Korrespondenz sowie die Telefon- und Mailkommunikation
Terminmanagement: Koordination, Planung, Nachbereitung und -verfolgung sowie ggf. auch Terminbegleitung
Reisemanagement: Planung, Abrechnung und Controlling
Veranstaltungsorganisation: Koordination, Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Besprechungen sowie Gästebetreuung, unterstützende Assistenz bei Repräsentationsaufgaben
Organisation und inhaltliche Begleitung und Aufarbeitung von Gremiensitzungen
Selbstständige zeitliche Planung und inhaltlich begleitende Durchführung der Regeltermine des Kaufmännischen Direktors
Mitwirkung bei Projekten, u. a. Gestaltung von Präsentationen, ggf. Begleitung von Teilprojekten, Projektorganisation
Mitwirkung bei der Weiterentwicklung der Stabsstelle, u. a. Ausbau des digitalen Dokumenten- / Vorgangsmanagements
Administrative Unterstützung der Sekretariate des Ärztlichen Direktors und des Kaufmännischen Direktors als eigenständige Vertretung für Abwesenheitszeiten der originären Vorstandssekretariate
Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Kaufmännischen Bereich oder einen vergleichbaren Abschluss sowie einschlägige Berufserfahrung
Proaktives Engagement, hohe Eigenmotivation, kommunikative Kompetenz
Hohes Maß an Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit sowie loyales Verhalten und eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
Ein freundliches und eloquentees Auftreten im Gespräch sowie Freude am kooperativen Austausch
Offene Persönlichkeit, die sich durch Integrität, Sorgfalt und Teamgeist auszeichnet
Diplomatische Umgangsformen in Kombination mit verbindlicher Durchsetzungsstärke
Selbstständiges Arbeiten im eigenen Verantwortungsbereich sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
Routinierter Umgang mit den MS Office-Programmen