Paul-Ehrlich-Institut
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24.09.2021, Paul-Ehrlich-Institut
Langen
Bürosachbearbeiter*in (m/w/d)
Mitarbeit in grundlegenden Angelegenheiten und in Projekten
Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen (Durchführen von Bestellungen, Preisrecherchen, Rechnungsbearbeitung etc.)
Inhaltliche Protokollführung von Besprechungen
Terminorganisation
Regeln des Informationswesens
Betreuung zentraler Posteingänge (E‑Mail-Funktionspostfach, VBS-Verteiler etc.)
Elektronische Aktenführung und Führung von Organisationsübersichten
Administrative Vorgangsbearbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem (Anlegen von Vorgängen, Zusammenstellung von Dokumenten, formales Lektorat etc.)
Erteilen von Auskünften und Zuarbeiten, Durchführung von automatisierten oder manuellen Datenabfragen und Auswertungen sowie Datenbankpflege
Durchführen von Recherchen gemäß Arbeitsauftrag
Fortschreibung von organisatorischen Regelungssystemen (GVP, Organigramm, Organisationsverfügung etc.)
Regelmäßige Überprüfung auf Aktualität, Einpflegen von Änderungen
Ggf. stilistische Überarbeitungen, Veröffentlichung im Mitarbeiterportal
Unterstützung in der Dienstpostenverwaltung
Inhaltliche und technische Anpassungen von Dienstpostenbeschreibungen und -bewertungen gemäß Arbeitsauftrag und regelmäßige Überprüfung auf Aktualität
Nachverfolgung von Bearbeitungsständen und -fristen
Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder Bürokauffrau/mann (m/w/d), Kauffrau/mann für Büromanagement (m/w/d), Fachangestellten für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit Verwaltungsbezug
Kenntnisse im Themenbereich des Referats wünschenswert
Grundkenntnisse im Prozessmanagement und der Projektarbeit wünschenswert
Einschlägige Kenntnisse in der Anwendung von im Referat eingesetzter Software wünschenswert (z. B. MS Office, Adobe, VBS/DMS, ibo)
Hohes Maß an Selbstorganisation und die Fähigkeit zum selbständigen und kooperativen Arbeiten
Fähigkeit, sich schnell in unterschiedliche und komplexe Themengebiete einzuarbeiten
Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
Abteilungsübergreifendes, vernetztes Denken
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Sachbearbeitung
Standorte
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