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Bürosachbearbeiter*in in der Buchhaltung
Berlin
Aktualität: 12.10.2024
Anzeigeninhalt:
12.10.2024, Auswärtiges Amt
Berlin
Bürosachbearbeiter*in in der Buchhaltung
Aufgaben:
Sie sind Teil des Teams der Legationskasse (Zahlstelle des Auswärtigen Amts), die für die Betriebsmittelversorgung aller Auslandsvertretungen zuständig ist. Mit ihren Kolleginnen und Kollegen sorgen Sie dafür, dass die Botschaften und Konsulate liquide und handlungsfähig bleiben - auch in Ländern und Lagen, in denen die Bargeld- und Devisenbeschaffung bei örtlichen Banken problematisch ist. Auftragszahlungen ermöglichen den Auslandsvertretungen in vielen Situationen weltweit in Vorlage zu treten oder Zahlungen anzunehmen, z. B. bei Delegationsreisen ins Ausland und im Konsularbereich.
Im Bereich Auftragszahlungen überwachen Sie Zahlungseingänge, bearbeiten Zahlungen und Buchungen und beraten die Auslandsvertretungen und Referate in der Zentrale bei der technischen Abwicklung.
Bei der Forderungssachbearbeitung halten Sie offene Forderungen nach, klären Unstimmigkeiten in Zusammenarbeit mit den Schuldnern und Auslandsvertretungen und gleichen Zahlungseingänge in SAP ab.
Sie bereiten SEPA-Überweisungen für unsere Auslandsvertretungen in SAP vor.
Die Legationskasse und die Auslandsvertretungen nutzen das eigene Buchungsprogramm »Fitz« (Finanzen im Netz). In die technischen Aspekte der Programmierung und der notwendigen Buchungslogik ist die Legationskasse stark eingebunden. Hier werden Sie für den Fachbereich und die IT-Abteilung zur wertvollen Ansprechperson, die seitens der Legationskasse mit Kompetenz und Erfahrung langfristig die Weiterentwicklung des Buchungsprogramms begleitet. Sie helfen auch bei der Erstellung von Korrekturanleitungen für die Anwender*innen.
In Seminaren stellen Sie die Legationskasse vor und organisieren im Rahmen der Aus- und Fortbildung Workshops zu Auftragszahlungen und anderen Themen der Legationskasse.
Gelegentliche Dienstreisen und Abordnungen an Auslandsvertretungen sind möglich.
Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.
Qualifikationen:
Sie arbeiten gerne selbstständig und eigenverantwortlich in einem engagierten Team.
Analytisches und konzeptionelles Arbeiten liegt Ihnen.
Sie haben Verständnis für Zahlen und Spaß an detailgenauem Arbeiten.
Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich.
Sie kommunizieren klar und empathisch - nach innen wie außen.
Für komplexe Fragen finden Sie im Team passende Lösungen.
Sie behalten Ziele im Blick und vertreten Ihre Position.
Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder
Verwaltungslehrgang I/Angestelltenprüfung I oder
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder
Abschluss als Betriebswirt*in/Buchhalter*in/Verwaltungsfachwirt*in (VWA, IHK oder staatlich geprüft)
Und nachgewiesene mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Buchhaltung, im Rechnungswesen oder Zahlungsverkehr, vorzugsweise in einer Kasse/Zahlstelle der öffentlichen Verwaltung
Deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (C1)
Auslandserfahrung aus Beruf oder Ausbildung
SAP-Kenntnisse (S/4 HANA mit den Modulen FI und PSM)
Vertiefte Kenntnisse im Haushalts- und Kassenrecht
Englischkenntnisse
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