Verwaltungsangestellte:r - Schwerpunkt Organisation und Assistenz des Institutsleiters (m/w/d)
Raum Stuttgart
Aktualität: 29.10.2024
29.10.2024, Universität Stuttgart
Raum Stuttgart
Verwaltungsangestellte:r - Schwerpunkt Organisation und Assistenz des Institutsleiters (m/w/d)
Aufgaben:
Management der kompletten Büroorganisation, d.h. Terminorganisation, Lehrkoordination und Notenverwaltung, professionelle Betreuung von Besuchern, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnungen sowie Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und teilweise englischer Sprache.
Assistenz des Institutsleiters: Sie übernehmen von der Institutsleitung initiierte Aufgaben im Bereich der Kommunikation und Organisation.
Sie kümmern sich um ein professionelles Informations- und Wissensmanagement für die wissenschaftliche Arbeit. Dazu koordinieren Sie die Institutstätigkeitsberichte und den Publikationsband und sind in der Öffentlichkeitsarbeit aktiv.
Sie unterstützen in den Bereichen Personalwesen, Rechnungswesen und Auftragsabwicklung.
Qualifikationen:
Erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium oder ein berufsqualifizierender Abschluss, z.B. im Verwaltungsdienst oder als Fremdsprachensekretärin.
Organisationstalent zur Bewältigung der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben sowie technisches Verständnis.
Sie besitzen ein hohes Maß an Eigeninitiative, die Fähigkeit, selbstständig und kooperativ im Team zu arbeiten, und zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Servicebewusstsein aus.
Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, PowerPoint, Excel, eventuell InDesign).
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Orthographie und gute Englischkenntnisse
Idealerweise Kenntnisse des Projektfördersystems, des Projektmanagements und Controllings in Projekten der öffentlichen Verbundforschung.
Sicheres Auftreten sowie soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit internationalen Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftlern, Studierenden und Projektpartnern.
Persönliche / soziale / methodische Kompetenzen
Kommunikations- und Teamfähigkeit bei der Zusammenarbeit in wissenschaftlichen Projekten und bei der Nutzung der zentralen Dienste der Universität
Eigeninitiative und selbstständiger Arbeitsstil mit Zielorientierung, Problemlösefähigkeit und Zuverlässigkeit